Früh aufstehen, spät schlafen gehen, dazwischen soviel wie möglich arbeiten… Klingt erst einmal nicht erstrebenswert, aber für viele Gründer ist genau das Realität und Alltag. Und obwohl man soviel Zeit in die Arbeit steckt, hat man manchmal das Gefühl, die Zeit nicht richtig oder bestmöglich genutzt zu haben. Facebook, Twitter & Co. … Ihr wisst sicher, was gemeint ist.
Nur, wie misst und berechnet man, ob der Tag gut genutzt wurde. Kosten gegen Zeit? Wohl eher nicht. Angenommen, Dein jährliches Einkommen als Selbständiger liegt bei 150.000 Euro, erwirtschaftet an 220 Arbeitstagen im Jahr und 10 Stunden Bürozeit am Tag. So müsste jede Aktivität, die Dich eine Stunde Deiner Zeit kostet einen Gegenwert von rund 70 Euro erzeugen. Theoretisch. Praktisch ist das jedoch kaum so zu messen. Darüber hinaus entsteht über die Summe der Aktivitäten hinaus im Idealfall ein Mehrwert, der selten genau kalkulierbar ist. Es ist genauso auch falsch zu glauben, dass jemand jeden Tag, 10 Stunden lang produktiv ist. Pausen, ein abschweifender Gedanke, Unterbrechungen uvm. hindern uns daran. Zum Glück, das Ganze soll ja auch Spaß machen. Es geht doch im Grunde darum, die Zeit, in der man sich der eigentlichen Arbeit widmet, so gut wie nur möglich zu nutzen.
Die folgenden 5 Tipps sollen genau dabei helfen.
Zeitmanagement Tipp #1: Vermeide Unterbrechungen
Es ist wichtig, gegen Unterbrechungen anzugehen. Jemand ruft dich in einem ungünstigen Moment an? Überlege, ob Du später zurückrufen kannst. Wenn es jemand wichtiges ist, gehe ans Telefon und sage Deinem Gesprächspartner, dass Du gerne mit ihm sprechen möchtest, aber gerade keine Zeit hast und ihn später gerne zurückrufen würdest. Egal wie die Antwort ausfällt, den Versuch wird Dir niemand übel nehmen, und in den meisten Fällen ist es kein Problem. Noch viel wichtiger ist jedoch, Dein Gegenüber fühlt sich nicht ignoriert.
Zeitmanagement Tipp #2: Verkürze Deine Meetings
Natürlich ist es wichtig, an Meetings teilzunehmen, in denen Du wirklich gebraucht wirst. Die Frage ist, ob Du tatsächlich das ganze Meeting lang etwas beizusteuern hast. Wenn nicht, kannst Du am Anfang des Meetings um Entschuldigung dafür bitten, dass Du früher los musst und die Punkte, die Dich betreffen gerne vorziehen möchtest. Alternativ ist es evtl. möglich, später in das Meeting einzusteigen. Ist das egoistisch? Nein, nicht wenn man sich nicht aus wichtigen Themen rauszieht! Die meisten Meetings enden wie sie angefangen haben aufgrund schlechter Organisation. Eines solltest Du zudem unbedingt für Deine Teilnahme voraussetzen: eine Agenda, die klar und deutlich die Themen des Meetings vorgibt. Sie ermöglicht es Dir und jedem anderen Teilnehmer im Meeting, das Gespräch wieder in die Richtige Bahn zu lenken, sollten die Teilnehmer und Diskurse abschweifen.
Zeitmanagement Tipp #3: Nutze Listen und Notizen
Listen sind ein tolles Werkzeug. Egal was Du tust, versuche vor Beginn die Schritte in der richtigen Reihenfolge vorher auf eine Liste zu schreiben. Auf einer abstrakteren Ebene, sind TODO-Listen sinnvoll, um den Überblick zu behalten. Niemand kann alles im Kopf behalten und sicher sein, dass nicht doch mal etwas auf der Strecke bleibt.
Als Werkzeug eignet sich ein kleines Notizbuch genauso wie frei verfügbare digitale Tools. Wer das Paperless-Office bevorzugt, dem möchte ich zwei Tools ans Herz legen:
- Evernote (www.evernote.com)
- Wunderlist (www.wunderlist.com)
An dieser Stelle soll kein Vergleich angestellt werden, da dies den Rahmen sprengen würde. Wichtig zu wissen ist, dass egal auf welchem Gerät eine Notiz eingegeben, bearbeitet oder gelöscht wird, es wird auf alle anderen Geräte in Echtzeit gespiegelt. Praktisch ist auch, dass man Listen mit anderen teilen kann.
Zeitmanagement Tipp #4: Zielverlinkungen
Bitte was?? Prioritäten setzen ist leichter gedacht und gesagt als getan. Nun, eine Methode ist, für jede Tätigkeit eine Begründung in Form einer Zielverlinkung zu finden. Je nach dem, wie stark oder schwach der Beitrag der Tätigkeit zum Ziel ist, sollte auch die Priorisierung ausfallen. Wenn eine Tätigkeit keinen Beitrag zur Zielerreichung bietet, sollte diese entweder delegiert, verschoben oder, wenn es möglich ist, gar gänzlich vermieden werden. Wer kennt nicht das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet aber nichts erledigt zu haben?! So wirst Du es los!
Zeitmanagement Tipp #5: Blocke Deine Zeit
Du hast zu viele Termine, um mal in Ruhe etwas auszuarbeiten? Hmm, das bedeutet, dass andere Deinen Tag bestimmen. Es wird Zeit, dies zu ändern. Blockiere Termine in Deinem Kalender für mindestens einen Monat im Voraus. Zum Wochenstart nimmst Du Dir konkret etwas für die Zeitfenster in dieser Woche vor. Natürlich solltest Du diese Zeitfenster genauso behandeln wie Termine mit Dritten. Verschieben oder aussetzen ist nur im absoluten Notfall möglich. So wirst Du Deine Wochenziele leichter erreichen und genügend Zeit haben für Aufgaben, die Du und nicht andere Dir stellen.
